Datenschutzhinweise für Kunden und Geschäftspartner

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Interessent, Kunde, Lieferant oder sonstiger Geschäftspartner („Geschäftspartner“) der fka GmbH. Dies schließt auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Geschäftspartner in ihrer Rolle als Ansprechpartner und Vertreter im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen ein. Ergänzende Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.fka.de/datenschutz.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts („wir“, „uns“) ist die:

Name und Anschrift:
fka GmbH
Steinbachstraße 7
52074 Aachen
Deutschland

Name und Anschrift:
Telefon: +49 241 8861 0
Fax: +49 241 8861 110
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Website: www.fka.de

Weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten finden sich im Impressum unserer Internetseite: www.fka.de/impressum.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter kann bei Fragen und sonstigen Anliegen zum Datenschutz am einfachsten erreicht werden unter:

fka GmbH
- Datenschutzbeauftragter -
Steinbachstraße 7, 52074 Aachen
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

3. Kategorien personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Geschäftsbeziehungen können wir die folgenden personenbezogenen Daten für eine Reihe geschäftlicher Zwecke, die weiter unten angegeben sind, verarbeiten:

• Allgemeine Informationen zur Identifizierung/Stamm- und Kontaktdaten z.B. Namen, Anschrift, Festnetznummer und Mobilfunknummer, Staatsangehörigkeit, Land des Wohnsitzes, Geburtsdatum, Geschlecht und gesprochene Sprachen);
• Berufsbezogene Daten z.B. Stellenbezeichnung, dienstliche E Mail-Adresse, Telefonnummer, Tätigkeit/Zuständigkeit);;
• Finanzdaten (z.B. Kontonummer, Kreditkartennummer, Bankverbindung und Umsatzsteuernummer);
• Besucherdaten wenn Sie ein fka-Gelände besuchen (z.B. Namen, Kontaktdaten, Datum/Zeitraum Ihres Besuchs);
• Daten in Bezug auf Beschaffung und Auftragswesen einschl. Vertragsinformationen (z.B. Projektzuordnung, Laufzeit);
• Umfrageergebnisse (z.B. Antworten auf Fragebögen);
• Identitätsnachweis (z.B. eine Kopie Ihres Personalausweises oder eines anderen Identitätsnachweises (z. B. Führerschein), wenn Sie eine Datenschutzanfrage an fka richten);
• Kommunikation und andere freiwillig bereitgestellte Daten (z.B. Mitteilungsinhalte oder Dokumente im Rahmen eines Kontakts).

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten beschränken sich auf die Daten, die zur Umsetzung des Geschäftszweckes notwendig sind, für den diese personenbezogenen Daten erfasst werden. Wir erfassen die personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von den betroffenen Personen. Daten können jedoch unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ebenfalls von Dritten gesammelt werden, etwa, wenn im Rahmen von Projekten Kontaktdaten von Dritten mitgeteilt werden.

Personenbezogene Daten von Geschäftspartnern können zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Geschäftspartnern;
• Interne Verwaltungszwecke (einschließlich der Buchführung über Forderungen und Verbindlichkeiten und des Controllings);
• Kundenbetreuung;
• Vertragsverwaltung;
• Administration von Produkten, Garantien und Ansprüchen;
• Auftragsbearbeitung und -abwicklung;
• Bedarfsplanung;
• Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten und für Gerichtsverfahren;
• Schulungen und Zertifizierungen;
• Beschaffung und Einkauf;
• Unternehmens-/Geschäftsfeldentwicklung;
• Einhaltung von Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen sowie weiterer rechtlicher oder regulatorischer Vorschriften (z. B. zur Erfüllung behördlicher Berichts- und Aufbewahrungspflichten);
• Forschung, Entwicklung und Verbesserung von fka-Produkten und -Dienstleistungen (einschließlich Absatz- und Marktforschung, etwa durch Umfragen);
• IT-Support;
• Öffentlichkeitsarbeit;
• Direktmarketing;
• Betriebsanlagen, Sicherheit und Notfallplanung;
• Optimierung der Verwendung von Netzwerken und Endgeräten sowie diesbezügliche Sicherheitskontrollen;
• Verhinderung, Ermittlung und Untersuchung von Betrugsfällen;
• Zur Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung der Richtlinien und Verfahren der fka;
• Zur Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung von Rechtsvorschriften oder vertraglichen Verpflichtungen, die für fka gelten (einschließlich der in Ihrem Vertrag mit fka dargelegten Pflichten);
• Zur Durchführung von Veranstaltungen und Events;
• Zur Durchführung interner und externer Audits;
• Zur Durchführung von Unternehmenstransaktionen (einschließlich Fusionen, Übernahmen und Desinvestitionen);
• Zur Produktforschung, Produktentwicklung („F&E“), Produktbetreuung und -instandhaltung, Fehlerdiagnostik sowie der Erkennung von Fehlerbildern.

Die personenbezogenen Daten werden auf folgender Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, falls zur Erfüllung eines von Ihnen mit fka geschlossenen Vertrags erforderlich (z. B. wird eine Bankverbindung zur Bezahlung benötigt, wenn Sie ein Produkt an die fka verkaufen) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (z.B. benötigen wir eine E-Mail-Adresse, um Ihnen ein Vertragsangebot zukommen lassen zu können);
• Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, falls zur Erfüllung einer für die fka geltenden Rechtsvorschrift erforderlich (z. B. können wir Ihre Umsatzsteuernummer erheben müssen, um die steuerrechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, falls zur Wahrung der berechtigten Interessen der fka erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (z. B. wenn wir bestimmte personenbezogene Daten für interne Verwaltungszwecke benötigen, zur Sicherstellung von Netzwerk- und Informationssicherheit und zur Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen);
• Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben (z. B. wenn Sie in den Empfang eines Newsletters der fka eingewilligt haben).

4. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie für die jeweiligen Zwecke, insbesondere im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. unserem Geschäftspartner erforderlich sind.

Grundsätzlich werden die erhobenen Daten gelöscht, sobald mit dem Geschäftspartner keine Geschäftsbeziehung mehr besteht oder nach inaktiver Kommunikation für eine Dauer von zwei Jahren. In anderen Fällen können personenbezogene Daten gespeichert und zurückbehalten werden, bis die gesetzlichen Ausschluss- oder Verjährungsfristen im Hinblick auf Rechtsansprüche gegen die fka verstrichen sind.

5. Empfänger/Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur denjenigen Personen und Bereichen und nur in dem Umfang zugänglich gemacht, wie dies für die ordnungsgemäße Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Wenn und soweit dies für die konkreten Verarbeitungszwecke erforderlich ist und gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, kann eine Weitergabe bzw. Offenlegung der Daten insbesondere an die nachfolgend benannten Empfänger oder Kategorien von Empfängern erfolgen:

• IT-Dienstleister und Software-as-a-Service („SaaS“) Anbieter;
• Banken, Versicherer;
• Anbieter von Vertriebs-, Marketing- und Kommunikationsdienstleister;
• Anbieter von Forschungsdienstleistungen;
• Anbieter von Schulungsdienstleistungen;
• Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und andere professionelle Berater;
• Strafverfolgungsbehörden (einschl. Polizei, Staatsanwaltschaft und Justiz);
• andere öffentliche Behörden (einschl. Sozialversicherungs- und Steuerbehörden.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Dritten, die im Auftrag der fka Ihre Daten verarbeiten („Auftragsverarbeiter“), offengelegt werden, werden die personenbezogenen Daten nur an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter übergeben, welche auf der Grundlage der Anweisungen der fka zur Einhaltung der geltenden rechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen handeln.

6. Datenempfänger und Drittlandsübermittlung

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Eine Datenübermittlung in ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet in der Regel nicht statt. Sollte ausnahmsweise eine Weitergabe personenbezogener Daten an Stellen in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erforderlich sein, erfolgt dies ausschließlich im Einklang mit den gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

7. Rechte als betroffene Person

Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon jedoch berührt. Zu beachten ist, dass wir möglicherweise bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder im Rahmen einer Rechtsverfolgung weiterhin speichern (vgl. Ziffer 4) müssen;
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, sofern die personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO in den dort genannten Fällen die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Verarbeitung nicht aus einem der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannten Fälle erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO in den dort genannten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, insbesondere, wenn die betroffene Person gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen;
• gemäß Art. 20 DSGVO die personenbezogenen Daten, die die betroffene Person uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ungehindert zu übermitteln, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kann die betroffene Person sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Stand: 04/2024