Datenschutzhinweise für Online-Meetings

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts („wir“) ist die:

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.fka.de/de/impressum.html.

2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Diesen können Sie bei Fragen und sonstigen Anliegen zum Datenschutz am einfachsten erreichen unter:

fka GmbH
- Datenschutzbeauftrater -
Steinbachstraße 7
52074 Aachen
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Bei Fragen und sonstigen Anliegen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3 Kategorien personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir nutzen „Microsoft Teams“ um Telefon- und Videokonferenzen, Online-Meetings sowie Webinare durchzuführen. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.
Die Datenschutzbestimmungen vom Microsoft sind abrufbar unter

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
https://www.microsoft.com/licensing/docs

Es besteht zudem die Möglichkeit, sich per Telefon einzuwählen, ohne eine App zu nutzen. Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet, deren Umfang davon abhängt, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während einer Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Insbesondere können folgende personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Nutzerbezogene Angaben: Vor- u. Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Anschrift, Profilbild, Arbeitgeber/Firma, Position, Funktion;
• Meeting-bezogene Metadaten: Thema, Beschreibung, Telefonnummern, Ort;
• Verkehrsdaten: Mitteilungsinhalte die vom Nutzer im Rahmen der Teilnahme am Online-Meeting bereitgestellt werden, insbesondere über das Mikrofon und/oder die Videokamera des Endgeräts übertragene Daten, Chat-/Texteingabedaten, einschließlich Informationen zum Berufs- und/oder Privatleben sowie Informationen zu Aufenthaltsorten;
• Aufzeichnungsdaten: Video-, Audio-, Präsentationsaufnahmen, Textdaten des Online-Meeting-Chats;
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit; ggf. auch weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts.

Die Daten werden grundsätzlich nur zur Durchführung des Online-Meetings verarbeitet.

Abgesehen von den Datenarten, die zur Erbringung der Online-Meeting-Services technisch erforderlich sind, können Sie als Nutzer frei bestimmen, welche Daten Sie bereitstellen möchten, so dass eine unfreiwillige Mitteilung von Informationen ausgeschlossen wird. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Kamera oder das Mikrofon Ihres Endgeräts ab oder stumm zu schalten.
Wir zeichnen Online-Meetings nur ausnahmsweise, und nur, nachdem wir Ihnen dies im Vorweg transparent mitgeteilt (und – falls erforderlich – Ihre Zustimmung eingeholt haben) auf.

Soweit es für die Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Bei Webinaren können zudem für die Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmern verarbeitet werden.

Soweit personenbezogene Daten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die einschlägige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber notwendiger Bestandteil bei der Nutzung der genannten Services sein, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

In anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Online-Meetings im Rahmen von oder zur Anbahnung von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sofern keine vertraglichen Beziehungen bestehen, oder die Verarbeitung der Daten aus anderen Gründen notwendiger Bestandteil des Online-Meetings sind, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Soweit für eine Aufzeichnung des Online-Meetings Ihre Einwilligung erforderlich sein sollte, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

4 Dauer der Speicherung

In der Regel werden die von Ihnen im Rahmen des Online-Meetings übermittelten bzw. bereitgestellten Daten nicht gespeichert. Soweit personenbezogene Daten gespeichert werden (etwa im Zusammenhang mit der Durchführung von Projekten), werden sie grundsätzlich gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen oder um Ansprüche, wie z.B. Gewährleistungs- oder Garantieansprüche geltend machen, ausüben oder abwehren zu können. Maßgeblich hierfür sind die einschlägigen Verjährungsregelungen.

Allerdings kann eine längere Speicherung erfolgen, wenn dies aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. In diesem Fall kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen in Betracht.

5 Empfänger/Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur mit denjenigen Personen und Bereichen und nur in dem Umfang geteilt, wie dies für die ordnungsgemäße Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Wenn und soweit dies für die konkreten Verarbeitungszwecke erforderlich ist und gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, kann eine Weitergabe bzw. Offenlegung der Daten an Dritte, wie z.B. weitere beteiligte Projektpartner erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Zur Durchführung der Online-Meetings erhält der Anbieter Microsoft Corporation notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft Corporation haben wir mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Microsoft Corporation erbringt seine Services aus der EU.

6 Rechte als Betroffener

Sie haben gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung Ihrerseits beruht, haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Möglicherweise müssen wir jedoch bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder im Rahmen einer Rechtsverfolgung weiterhin speichern (vgl. Ziffer 4).

Stand: Oktober 2022